Processcope bepalen voor SAP Cloud ERP: zo pakt u het aan

De juiste processcope voor SAP Cloud ERP bepaalt u door eerst uw end-to-end bedrijfsprocessen, integraties en landen in kaart te brengen en daarna per proces te toetsen wat de standaard van SAP S/4HANA Cloud al dekt. Scheer Nederland doet dit in workshops, zodat u vooraf weet welke processen meegaan, welke vereenvoudigd worden en welke een uitzondering verdienen.

Wat is de processcope van een SAP Cloud ERP-traject?

De processcope is de afbakening van de bedrijfsprocessen die u met SAP Cloud ERP gaat ondersteunen, in welke volgorde en in welke landen of onderdelen van uw organisatie. Het is dus geen lijst met functies, maar een beschrijving van processen van begin tot eind, bijvoorbeeld van offerte tot betaling of van inkoop tot afrekening. De scope eindigt waar een proces geen onderdeel meer is van de suite, bijvoorbeeld wanneer een gespecialiseerd systeem blijft bestaan en via een integratie wordt gekoppeld.

Scheer Nederland is een SAP-partner die zich richt op SaaS ERP en de geïntegreerde end-to-end-bedrijfsprocessen. In de aanpak voor de implementatie van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition staat dit centraal: de missie is een bedrijf succesvol te maken in de gehele waardeketen, met Industry Best Practices en een constructieve cloudmindset. Een goede scope is daarvoor de eerste bouwsteen.

Waarom is een heldere scope bepalend voor het hele project?

Een heldere scope bepaalt hoeveel inrichting, test- en migratiewerk er nodig is en hoeveel afwijkingen van de standaard u straks moet beheren. Hoe groter de scope en hoe meer uitzonderingen, hoe meer inspanning er nodig is. Een scope die te ruim is, vertraagt de start. Een scope die te krap is, leidt tot nazorg en aanvullende projecten.

Daar komt bij dat SAP S/4HANA Cloud regelmatig nieuwe en verbeterde functionaliteit krijgt. Uw scope moet dus niet alleen passen bij de situatie van vandaag, maar ook rekening houden met wat de huidige en toekomstige release voor uw business case betekent. Dat is een reden waarom Scheer Nederland vóór de implementatie een assessment uitvoert.

Welke vragen beantwoordt u voordat u de scope vastlegt?

U beantwoordt drie hoofdvragen: welke functionaliteit heeft u nu of later nodig, met welke systemen of services moeten integraties worden opgezet en in welke landen gaat u de SaaS ERP nu of later gebruiken. Deze drie vragen vormen ook het startpunt van de Discovery Assessment van Scheer Nederland. Zij bakenen het gebied af waarbinnen u daarna per proces keuzes maakt.

Daarnaast is de context van belang. Het maakt voor de scope veel uit of u:

• begint met een compleet nieuwe suite;
• een business unit afsplitst naar een nieuwe suite;
• uw bestaande SAP ECC migreert naar een nieuwe suite;
• uw bestaande ERP uitbreidt met een nieuwe suite.

Bij een migratie van SAP ECC speelt bijvoorbeeld de vraag welke bestaande processen u ongewijzigd wilt overnemen en welke u wilt heroverwegen. Bij een nieuwe suite voor een business unit speelt vooral de afstemming met de processen die elders blijven draaien. Scheer Nederland maakt dit verschil tussen migratie en nieuwe implementatie al in de initiële assessmentfase. Meer over het traject van ECC naar de cloud leest u op de pagina over de transitie naar SAP Cloud ERP.

Hoe werkt Fit-to-Standard bij het bepalen van de scope?

Fit-to-Standard betekent dat u uw processen eerst naast de standaard van SAP legt en alleen afwijkt waar dat echt nodig is. Dat gebeurt in workshops waarin de belangrijkste processen worden besproken, verbeterpotentieel (Quick Wins en High Potentials) wordt geïdentificeerd en maatregelen voor vereenvoudiging worden gewaardeerd. Het resultaat is een onderbouwde keuze per proces. De methode houdt op waar u aantoonbaar een uitzondering nodig heeft voor uw onderscheidend vermogen.

Scheer Nederland werkt hierbij met SAP Activate, de implementatiemethodiek van SAP voor een Fit-to-Standard-implementatie van SaaS-ERP. De workshops volgen een vaste logica:

1. Walk Through workshops. U stelt de scope van de processen vast, analyseert eisen en wensen, definieert verbeterpotentieel op basis van SAP S/4HANA Cloud en identificeert integratieonderwerpen.
2. Fit-to-Standard workshops. U analyseert de belangrijkste processen tegen de standaard, benoemt vereenvoudigingen en waardeert de maatregelen.
3. Fasering van de implementatie. U analyseert afhankelijkheden en integraties en stemt de initiatieven voor de roadmap af op de gewenste business transformatie.

Een verdiepend stuk over deze werkwijze staat in het blog over de benefit-to-standard-aanpak.

Wanneer is een uitzondering op de standaard gerechtvaardigd?

Een uitzondering is gerechtvaardigd wanneer het proces uw organisatie echt onderscheidt en de standaard dit niet kan dekken. In alle andere gevallen is het verstandiger de standaard te volgen. Dat past bij een Clean Core, waarbij de kern van het systeem zonder aanpassingen blijft en updates van SAP soepel kunnen worden opgenomen. De grens ligt waar een uitzondering alleen een gewoonte of een eigen voorkeur beschermt en geen aantoonbare waarde oplevert.

Een voorbeeld uit de praktijk is CSM Bakery Solutions. Het bedrijf wilde voor al zijn landen één geïntegreerd informatiesysteem. Stephan Mahler van CSM zegt in het verhaal over de globale template van CSM dat veel bedrijven denken dat hun processen compleet uniek zijn, maar dat de meeste volledig gedekt worden door standaard ERP-functionaliteit. Scheer Nederland speelde een belangrijke rol bij het standaardiseren van processen en het alleen toestaan van uitzonderingen in processen die voor CSM echt het verschil maken. Als pilotland werd Oostenrijk gekozen, omdat de operaties daar relatief klein en overzichtelijk waren en de template binnen enkele maanden kon worden geïmplementeerd en gevalideerd.

Hoe houdt u de scope beheersbaar met een globale template?

U houdt de scope beheersbaar door eerst een standaard set processen als template vast te leggen en die daarna uit te rollen, in plaats van elke vestiging opnieuw te ontwerpen. Een template legt vast welke processen, data en rapportages voor iedereen gelijk zijn. Plaatselijke afwijkingen komen er pas bij als ze noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld door lokale wetgeving.

Bij Stork gaf de implementatie van SAP Business ByDesign voor Giovenco in Australië model voor zo'n globale template voor standaardisatie van processen, data en interne rapportage. De pilot werd binnen zes maanden gerealiseerd; de volgende stap was uitrol naar vestigingen in Azië, Noord- en Zuid-Amerika. Als succesfactoren noemt het klantverhaal onder meer een kleine projectorganisatie en focus op significante inrichtingsvraagstukken. Het volledige verhaal staat in het klantverhaal van Stork. Let op: dit project betreft SAP Business ByDesign, een ander product dan SAP S/4HANA Cloud, maar de les over een beperkte, scherp afgebakende scope geldt voor beide.

Welke rol spelen integraties en uitbreidingen in de scope?

Integraties en uitbreidingen horen bij de scope omdat zij bepalen welke processen binnen de suite blijven en welke erbuiten worden gekoppeld. U legt vast met welke systemen of services een koppeling nodig is en waar u uitbreidt met het SAP Business Technology Platform, het platform van SAP voor configuratie, integratie en uitbreidbaarheid. Maatwerk in de kern van het systeem is daarbij niet het uitgangspunt: uitbreidingen horen bij voorkeur naast de kern te staan.

In de implementatieaanpak van Scheer Nederland komen extensibility en integratieopties dan ook terug als vaste onderdelen, naast onder meer Application Design en Configuration, Testing en Data Management. Voor ideeën over uitbreidingen kunt u terecht bij de pagina over uitbreiding en innovatie rond SAP Cloud ERP. Door integraties vroeg in de Walk Through workshops te benoemen, voorkomt u dat zij pas tijdens de bouw opduiken.

Hoe legt u de scope vast in een roadmap?

U legt de scope vast in een roadmap die per fase aangeeft welke processen, landen en integraties worden opgeleverd. Dit is de laatste stap in het assessment: de analyse van afhankelijkheden en integratie, de afstemming van initiatieven op de gewenste business transformatie en een optimalisatieroutekaart voor het toekomstige programma. De roadmap is geen vaststaand contract, want nieuwe inzichten en nieuwe releases kunnen de volgorde beïnvloeden.

Voor de uitvoering werkt Scheer Nederland met SAP Activate en een systeemlandschap met drie omgevingen: Development, Test en Productie. Dat landschap is sinds 2022 de standaard voor nieuwe installaties van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition. Het geeft u de ruimte om eigen realisatiepaden te volgen voor het hoofdkantoor, centrale diensten en verschillende vestigingen.

Welke stappen doorloopt u om tot een scope te komen?

U komt tot een scope in vijf stappen, die in de praktijk deels overlappen. Elke stap levert iets op dat u in de volgende stap nodig heeft.

1. Bepaal het uitgangspunt. Nieuwe suite, afsplitsing, migratie van SAP ECC of uitbreiding van het bestaande ERP.
2. Inventariseer functionaliteit, integraties en landen. Dit zijn de drie hoofdvragen van het assessment.
3. Beschrijf de end-to-end processen. Vertrek vanuit uw bedrijfsmodel en de onderliggende processen.
4. Toets elk proces aan de standaard. Gebruik de Industry Best Practices van SAP als referentie en leg uitzonderingen alleen vast met een onderbouwing.
5. Leg fasering en roadmap vast. Neem afhankelijkheden, integraties en toekomstige releases mee.

Zo ontstaat een scope waarin u zelf de keuzes maakt en die u kunt uitleggen aan management, gebruikers en toekomstige beheerders.

Veelgestelde vragen