Bol moderniseert zijn financiële kern met SAP S/4HANA Cloud Public Edition

SAP S/4HANA Cloud Public Edition

Meer Referenties

Bol is uitgegroeid tot een van de grootste e-commerce platformen van Nederland en België

De organisatie telt inmiddels 2.900 medewerkers en opereert vanuit een sterk digitaal DNA, waarin snelheid, autonomie en innovatie leidend zijn. Bol werkt met zelfsturende teams die eigen verantwoordelijkheden dragen voor processen en tooling, wat heeft bijgedragen aan de snelle groei en het marktleiderschap.

De implementatie betrof een herinrichting van finance in SAP S/4HANA Cloud Public Edition, inclusief grootboekstructuur, rapportagemodel, accountinglogica en integratiestandaarden.

Feiten

Bol verwerkt maandelijks miljoenen transacties en ondersteunt een breed scala aan commerciële activiteiten, variërend van marketplace-verkoop en logistieke dienstverlening tot advertentie-inkomsten en cadeaubonnen.
De financiële administratie vormt het fundament onder wettelijke rapportages, btw-aangiftes en consolidatie richting Koninklijke Ahold Delhaize.
De schaal en complexiteit van deze operatie maken finance tot een bedrijfskritische functie

Meer info over bol.

Ons oude financiële systeem kon de schaal en complexiteit van onze organisatie niet langer ondersteunen. We zochten een toekomstvaste financiële basis die standaardisatie en controle biedt, maar ons tegelijkertijd de flexibiliteit geeft om te blijven groeien en innoveren. Met SAP S/4HANA Cloud Public Edition hebben we nu een fundament dat niet alleen voldoet aan compliance-eisen, maar ons ook in staat stelt sneller inzicht te krijgen en betere beslissingen te nemen

Paula Kok-Leenders - Manager Finance Applications & Strategic Portfolio at bol.

Het bol. project

De aanleiding voor het project was dat het bestaande boekhoudsysteem Coda zijn grenzen had bereikt en de continuïteit, compliance en schaalbaarheid onder druk kwamen te staan. Er was behoefte aan een toekomstbestendig financieel fundament.

Bol had de strategische keuze voor SAP reeds gemaakt. Scheer Nederland werd geselecteerd vanwege de expertise in SAP S/4HANA Cloud Public Edition en de ervaring met het configureren van standaardprocessen binnen deze omgeving.

De samenwerking was gebaseerd op gedeelde verantwoordelijkheid: bol en Scheer maakten gezamenlijk proceskeuzes, richtten de configuratie in en voerden de validatie uit, met nadruk op kennisborging zodat de organisatie na livegang zelfstandig verder kan ontwikkelen binnen het standaardframework van SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

De uitdaging

De omvang van de aanwezige processen maakte het een uitdaging om datastromen te analyseren, te duiden en vast te leggen.
Doordat bijna alle systemen financiële data leveren richting de administratie, was de impact op de organisatie groot.
De security-organisatie van Bol stelt hoge eisen aan integraties, authenticatie en dataverkeer, wat de complexiteit van het project verder vergrootte.
Bol had nog geen ervaringen met de inzet van het integratie platform in combinatie met de Public Edition van SAP S/4HANA Cloud.

De oplossing

Bol koos voor een herinrichting van finance op basis van SAP S/4HANA Cloud Public Edition. De implementatie richtte zich op een gestandaardiseerde financiële kern, inclusief grootboekstructuren, rapportagemodellen, asset accounting, betalingsverkeer en financiële rapportages.
De implementatie werd uitgevoerd met een duidelijke focus op standaardisatie en best practices.
Het bol recipe book om financiële transacties eenduidig te verwerken vormt de basis voor integraties, beheer en toekomstige uitbreidingen.
Scheer IDS vervulde hierin een sturende rol met hun shoulder-to-shoulder-aanpak om te komen tot de juiste configuraties, testscenarios en change-managementprogramma.

De voordelen

Het project heeft geleid tot een volledig gestandaardiseerde en transparante financiële administratie met duidelijke rapportagelijnen en sterke governance.
Boekingen worden uniform verwerkt, afwijkingen zijn beter beheersbaar en de audittrail is aanzienlijk verbeterd.
Het nieuwe platform ondersteunt verdere groei en maakt het eenvoudiger om nieuwe entiteiten en processen aan te sluiten.
Daarnaast is het volume aan handmatige werkzaamheden teruggebracht, terwijl de betrouwbaarheid van de financiële verwerking is toegenomen.
Ondanks het hoge transactieniveau zijn de processen beter beheersbaar en transparanter geworden

Dit project liet zien dat standaardisatie in SAP S/4HANA Cloud Public Edition ook in een complexe en dynamische organisatie mogelijk is, mits er duidelijke keuzes worden gemaakt en governance vanaf het begin serieus wordt genomen,

Marina Hommersom - Project Manager bol.