SAP Cloud ERP implementatie: de aanpak in fasen
Een SAP Cloud ERP implementatie met SAP S/4HANA Cloud, Public Edition verloopt bij Scheer Nederland in drie stappen: assessment, implementatie en managed services. De implementatie zelf volgt de methodiek SAP Activate en start met workshops waarin u vaststelt welke processen in de standaard passen. Dit artikel laat zien hoe die fasen in elkaar grijpen en wat u zelf moet voorbereiden.
Wat houdt een SAP Cloud ERP implementatie in?
Een SAP Cloud ERP implementatie is het inrichten van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition als SaaS-ERP voor uw bedrijfsprocessen. U gebruikt de Industry Best Practices van SAP als uitgangspunt en past uw organisatie waar mogelijk aan op de standaard. Het project is geen maatwerktraject: afwijkingen zijn de uitzondering en worden bewust gekozen.
Scheer Nederland richt zich sinds 2012 op SAP Public Cloud (SaaS) en positioneert zich als SAP specialist met een Business Process Management achtergrond. Daardoor begint elk project bij de end-to-end processen en niet bij schermen of technische instellingen. Wat u in de Public Edition niet vindt, is de vrijheid om de kern van het systeem aan te passen. Uitbreidingen gaan via de gedefinieerde extensibility-opties en het SAP Business Technology Platform.
Welke fasen kent de route van assessment tot managed services?
De route bestaat uit drie onderdelen die Scheer Nederland op de website als geheel presenteert: Assessment, Implementatie en Managed Services. Elk onderdeel heeft een eigen doel en een eigen resultaat. U hoeft niet bij elke fase dezelfde partij te kiezen, maar de overdracht verloopt soepeler als dezelfde mensen de eerdere keuzes kennen.
Fase 1: Discovery Assessment
In het Discovery Assessment verkent u wat SAP S/4HANA Cloud, Public Edition voor uw organisatie betekent voordat u investeert. Het levert inzicht in processen, scope en haalbaarheid. Het assessment vervangt de implementatie niet; het voorkomt dat u zonder duidelijke scope begint.
Fase 2: Implementatie
De implementatieaanpak van Scheer Nederland volgt SAP Activate. Scheer is als SAP Expert Partner gecertificeerd voor SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, het SAP Business Technology Platform en SAP Activate. In deze fase richt u het systeem in, migreert u data, test u en neemt u het in gebruik.
Fase 3: Managed Services
Na de go-live neemt managed services het beheer over, zodat uw eigen team zich op de business kan richten. Het doel is minimale onderhoudsinspanning bij een ERP-omgeving die twee keer per jaar wordt bijgewerkt.
Hoe werkt SAP Activate in de praktijk?
SAP Activate is de implementatiemethodiek van SAP, met een interactief plan en instrumenten voor een Fit-to-Standard implementatie van SaaS-ERP. De methodiek werkt stapsgewijs: u ziet het systeem vroeg, ontdekt de standaard en stuurt bij. Het bijzondere van SaaS-ERP is dat u direct met het systeem kunt werken, zodat gebruikers, managers en IT-deskundigen hun eigen weg ontdekken.
Scheer ordent het werk volgens SAP Activate in onderdelen die in elk project terugkomen:
- Project Management en Customer Team Enablement
- Technical Architecture & Infrastructure
- Application Design & Configuration
- Extensibility Options en Integration Options
- Testing en Data Management
- Operations & Support, Solution Adoption en Analytics
Deze indeling zorgt voor kennisoverdracht en kennisborging. Uw eigen team bouwt gaandeweg de kennis op die het na de go-live nodig heeft, in plaats van die pas bij de overdracht te krijgen.
Wat is Fit-to-Standard en waarom komt het voor de configuratie?
Fit-to-Standard is een werkwijze waarbij u de standaardprocessen van SAP S/4HANA Cloud naast uw eigen processen legt en per proces bepaalt of de standaard volstaat. Het levert een onderbouwde scope en een lijst met aanpassingen die u bewust kiest of laat vallen. De werkwijze geldt niet als u uw processen buiten de standaard wilt houden; dan is de Public Edition niet de juiste keuze.
Scheer werkt hiervoor met twee soorten workshops:
- Walk Through Workshops: vaststellen van de scope van de processen, analyse van eisen en wensen, definitie van verbeterpotentieel en identificatie van integratieonderwerpen.
- Fit-to-Standard Workshops: Fit/Standard-analyse van de belangrijkste processen, identificatie van Quick Wins en High Potentials, en inventarisatie en waardering van maatregelen voor vereenvoudiging en verbetering.
Daarna volgt de fasering: een analyse van afhankelijkheden en integratie, afstemming over de initiatieven voor de roadmap en een optimalisatieroadmap voor toekomstige programma's. Hoe u omgaat met het besluit om de standaard te volgen, leest u ook in ons artikel over de Benefit-to-Standard aanpak.
Hoe ziet het systeemlandschap eruit?
Een nieuwe installatie van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition krijgt een 3 systemen landschap: een Development-, Test- en Productiesysteem. Dit geldt voor nieuwe installaties sinds 2022. Het landschap geeft u ruimte om configuratie te testen voordat die in productie komt.
Met drie systemen kunt u eigen realisatiepaden volgen. Zo kunt u het systeem eerst voor het hoofdkantoor inrichten en daarna uitrollen naar centrale diensten en verschillende vestigingen. Het landschap bepaalt dus ook hoe u de uitrol plant, niet alleen waar u test.
Waarom is een Clean Core het uitgangspunt?
Een Clean Core betekent dat u de standaard van het ERP-systeem ongewijzigd laat en uitbreidingen buiten de kern bouwt. Scheer richt de implementatie op Industry Best Practices: Ready-to-Run ERP zonder customizations. Het voordeel is dat het systeem twee keer per jaar kan worden bijgewerkt zonder dat uw uitbreidingen die updates blokkeren.
Dat betekent niet dat maatwerk onmogelijk is. Extensibility en integraties lopen via het SAP Business Technology Platform, dat Scheer inzet voor integraties met bestaande en nieuwe applicaties. De vraag is steeds of een uitbreiding nodig is of dat een procesaanpassing volstaat. Een voorbeeld uit de praktijk beschrijven wij in het artikel over Clean Core ERP in de praktijk met Scanner API's voor magazijnprocessen.
Waarmee kunt u starten en wat voegt u later toe?
U kunt starten met de administratieve ERP en later functionaliteit toevoegen. De administratieve ERP omvat de belangrijkste end-to-end processen voor verkoop, financiën en inkoop. Daarop bouwt u een productiegerichte ERP of een servicegerichte ERP, afhankelijk van uw bedrijf.
Scheer werkt daarbij ook met een Finance-Led ERP opzet: door de geïntegreerde inrichting heeft u inzicht in kosten, marges en omzet. En als u al een SAP ECC of SAP S/4HANA On-Premise of Private Cloud omgeving heeft, kan SAP S/4HANA Cloud ook als Two-Tier ERP naast die omgeving draaien. Dat is een keuze voor organisaties die niet alles tegelijk willen vervangen.
Welke ERP-vorm bij u past, zien u en uw consultants het best aan de hand van concrete projecten. Bekijk daarvoor de klantreferenties van Scheer Nederland, onderverdeeld naar productie- en servicegerichte organisaties.
Wat moet u zelf voorbereiden?
U bereidt vier dingen voor: een eigenaar per bedrijfsproces, een lijst met processen die u wilt behouden, de bronsystemen voor datamigratie en een team dat tijd heeft voor de workshops. Dit zijn voorwaarden, geen garanties: zonder procesverantwoordelijken blijven keuzes in de workshops hangen.
- Wijs per end-to-end proces een eigenaar aan die beslissingen mag nemen.
- Beschrijf waar uw huidige werkwijze afwijkt van de gangbare praktijk en waarom.
- Inventariseer welke systemen en bestanden data aanleveren, en wie die data kent.
- Reserveer capaciteit voor Customer Team Enablement, zodat uw team het systeem na de go-live zelf kan gebruiken.
Wat verandert er na de go-live?
Na de go-live verschuift de aandacht van inrichten naar gebruik en beheer. In de Public Edition krijgt u regelmatig nieuwe functionaliteit via release updates, die u beoordeelt en in gebruik neemt. Daarbij helpt managed services van Scheer, zodat uw team niet alle updates zelf hoeft te volgen.
De onderdelen Operations & Support, Solution Adoption en Analytics uit SAP Activate lopen daarom door na het project. Zo blijft de standaard een bewuste keuze en verdwijnt kennis niet zodra de projectgroep wordt ontbonden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt een SAP Cloud ERP implementatie?
De duur hangt af van de scope. U kunt binnen weken starten met de basisprocessen en later functionaliteit toevoegen voor productie of services. Een vaste doorlooptijd noemen we pas na het Discovery Assessment, omdat die afhangt van uw processen, data en integraties.
Moet ik voor een implementatie eerst een Discovery Assessment doen?
Verplicht is het niet, maar het is verstandig. Het assessment maakt de scope, het verbeterpotentieel en de integratieonderwerpen inzichtelijk voordat de implementatie begint. Zo voorkomt u dat de Fit-to-Standard workshops de scope alsnog moeten bepalen.
Kan ik maatwerk laten bouwen in SAP S/4HANA Cloud, Public Edition?
Ja, maar via extensibility en het SAP Business Technology Platform, niet in de kern van het systeem. Zo blijft de Clean Core behouden en kunnen de updates doorgaan. Per wens beoordeelt u eerst of een procesaanpassing volstaat.
Kan SAP S/4HANA Cloud naast mijn bestaande SAP ECC draaien?
Ja, als Two-Tier ERP. Scheer heeft ervaring met SAP S/4HANA Cloud naast een bestaande SAP ECC of SAP S/4HANA On-Premise of Private Cloud omgeving. U kiest dan per bedrijfsonderdeel welk systeem past.
Welke systemen krijg ik bij een nieuwe installatie?
Een nieuwe installatie van SAP S/4HANA Cloud, Public Edition heeft een Development-, Test- en Productiesysteem. Dat 3 systemen landschap wordt sinds 2022 geleverd.
Wie begeleidt mijn team na de go-live?
Daarvoor biedt Scheer Nederland managed services. Daarnaast is kennisoverdracht onderdeel van SAP Activate, zodat uw team in de implementatiefase al leert werken met het systeem.
Een SAP Cloud ERP implementatie slaagt wanneer scope, standaard en verantwoordelijkheden vooraf helder zijn. Dat vraagt om duidelijke keuzes in de workshops en om een team dat het systeem na de go-live zelf draagt.
