Beddinghouse: SAP ECC naar Cloud ERP: Nachtmerrie of droom?

Beddinghouse ging in oktober live met SAP S/4HANA Cloud Public Edition, na een ERP implementatie van veertien maanden. De overstap van het verouderde SAP ECC naar SAP Cloud ERP verliep volgens planning en binnen budget, met een beperkt aantal issues zonder impact op de factuur- en goederenstroom. Scheer Nederland was de implementatiepartner. Hieronder leest u hoe het project werd aangepakt.

Waarom stapte Beddinghouse over van SAP ECC naar SAP Cloud ERP?

Beddinghouse stapte over omdat het ECC-systeem technisch verouderd was en de groeiplannen niet meer kon dragen. Het familiebedrijf ontwerpt en distribueert bed- en badtextiel in meer dan 30 landen en wil groeien met nieuwe klanten, internationale uitbreiding en meer onlineverkoop. Dat vraagt een platform dat ook bij een ander verkoopkanaal, andere prijsafspraken en andere levervormen blijft werken.

Het bestaande systeem kende veel maatwerk en workarounds. Dat is een bekend beeld bij organisaties die jaren op SAP ECC draaien: elke aanpassing maakt de volgende lastiger. Een nieuw ERP-platform moest daarom niet alleen de huidige processen overnemen, maar ook ruimte bieden voor innovatie. De keuze viel op SAP S/4HANA Cloud Public Edition, een standaardoplossing waarin processen worden ingericht volgens best practices in plaats van via eigen code.

Meer over de achtergrond van deze overstap leest u in ons artikel over de overstap van SAP ECC naar SAP S/4HANA Cloud Public Edition.

Hoe verliep de ERP implementatie bij Beddinghouse?

De ERP implementatie verliep in sprints, met eerst een ontwerp en daarna pas de bouw. Het team doorliep veertien maanden, zes sprints en drie migratieruns voordat de livegang volgde. Het projectteam bestond uit ongeveer 25 mensen, verdeeld over Beddinghouse, Scheer IDS en Skopos.

Skopos begeleidde Beddinghouse bij het aanscherpen van de toekomstvisie, het uitwerken van de processen en de pakket- en partnerselectie. Daaruit volgde de keuze voor Scheer IDS als implementatiepartner. Tijdens de implementatie bleef Skopos betrokken voor de projectbegeleiding en het projectmanagement.

Scheer IDS vertaalde samen met de key-users van Beddinghouse de proceskeuzes naar een inrichting op basis van de SAP-standaard. Dat is de kern van onze implementatie van SAP S/4HANA Cloud: de standaard is het uitgangspunt en afwijkingen moeten zich bewijzen.

Wat was de rol van de key-users?

De key-users brachten de kennis van de dagelijkse praktijk in. Zij beoordeelden samen met Scheer IDS welke proceskeuzes passen bij de werkwijze van Beddinghouse en welke keuzes beter aansluiten op de SAP-standaard. Dat vroeg veel van deze medewerkers, omdat zij het project naast hun dagelijkse werk droegen.

Waarom was de datamigratie zo intensief?

De datamigratie bleek het zwaarste onderdeel van het project. Drie migratieruns maakten het mogelijk om de data stapsgewijs te controleren en bij te sturen voor de eigenlijke overgang. Voor organisaties met een lange ECC-historie is dit een punt dat vroeg aandacht verdient, omdat de kwaliteit van de stamdata direct doorwerkt in de eerste weken na de livegang.

Hoe werd het integratielandschap vernieuwd?

Het integratielandschap werd volledig vernieuwd, met circa veertig koppelingen. Daaronder vallen verbindingen met klanten, een WMS (warehouse management system) en een PIM (product information management systeem). Voor een bedrijf dat in veel landen via verschillende kanalen levert, zijn deze koppelingen net zo bepalend voor het resultaat als het ERP-systeem zelf.

Wilt u weten welke mogelijkheden SAP Cloud ERP biedt voor uitbreiding en integratie? Kijk dan op onze pagina over uitbreiding, innovatie en integratie.

Welke keuzes hielden het project beheersbaar?

Drie keuzes hielpen het team om koers te houden: heldere beslissingen, een afgebakende eerste scope en eerst ontwerpen voordat er werd gebouwd. Deze combinatie voorkomt dat een project tijdens de bouw alsnog wordt uitgebreid met wensen die in het ontwerp niet zijn doorgesproken.

• Heldere keuzes: beslissingen werden genomen en vastgelegd, zodat het team niet steeds terug hoefde naar eerdere discussies.
• Een afgebakende eerste scope: wat in de eerste livegang hoort en wat later kan, was vooraf duidelijk.
• Eerst ontwerpen, dan bouwen: de processen werden uitgewerkt in de SAP-standaard voordat de inrichting startte.

Naast de aanpak waren ook de betrokkenheid van het management, de klik tussen de mensen en de saamhorigheid binnen het projectteam belangrijke succesfactoren. Een goede Discovery Assessment aan het begin van een traject helpt om dergelijke keuzes en de scope vooraf scherp te krijgen.

Hoe verliep de GoLive van Beddinghouse?

De GoLive verliep voorspoedig, met een beperkt aantal issues zonder impact op de factuur- en goederenstroom. Voor de overgang kwam het projectteam samen in een centrale regieruimte. Die War Room werd na drie dagen omgebouwd tot een Control Room, waarmee de focus verschoof van de overgang naar de dagelijkse aansturing.

Om de leveringen aan klanten op gang te houden, stemde Beddinghouse vooraf reservevoorraden af en koos het voor een gefaseerde opstart. Het project werd volgens planning en binnen budget opgeleverd. Begin november volgde de eerste succesvolle maandafsluiting, een belangrijk moment omdat daarin blijkt of de financiële processen in het nieuwe systeem sluiten.

Is de overstap een nachtmerrie of een droom?

De overstap is geen van beide, maar een project dat bij goede voorbereiding beheersbaar blijft. Het vroeg veel van de betrokken medewerkers, vooral bij de datamigratie, en het slaagde dankzij de inzet en samenwerking van alle betrokkenen. Een droom zonder inspanning bestaat niet bij een omvangrijke ERP implementatie; een nachtmerrie is het ook niet wanneer scope, ontwerp en planning op orde zijn.

De grenzen van dit voorbeeld zijn duidelijk. Elke organisatie heeft eigen processen, eigen data en een eigen mate van maatwerk. De aanpak van Beddinghouse laat zien welke keuzes helpen, maar vervangt geen eigen analyse. Meer voorbeelden vindt u bij onze klantreferenties.

Wat gebeurt er na de livegang?

Na de livegang ligt de focus op verder verbeteren. Beddinghouse wil nieuwe SAP-functionaliteiten en AI benutten en werken met dashboards die zichtbaar maken waar actie nodig is. Het doel is betere besluiten en meer doen met dezelfde bezetting.

Bij SAP Cloud ERP komen nieuwe functies beschikbaar via release updates, zodat het systeem na de GoLive blijft meegroeien. Hoe wij organisaties daarbij ondersteunen, leest u bij onze managed services voor SAP S/4HANA Cloud.

Wat kunt u van dit project leren voor uw eigen overstap?

Begin met een heldere scope, ontwerp voordat u bouwt en plan de datamigratie als een eigen werkstroom. Houd rekening met de belasting van uw eigen medewerkers, omdat key-users het project naast hun dagelijkse werk uitvoeren. En richt de inrichting in op de SAP-standaard, zodat het systeem na de GoLive beheersbaar blijft.

Wilt u het hele pad van ECC naar Cloud ERP in kaart brengen? Op onze pagina over de transitie naar SAP Cloud ERP beschrijven we de stappen.

Veelgestelde vragen

Samengevat: een goed voorbereide overstap van SAP ECC naar SAP Cloud ERP is beheersbaar, mits scope, ontwerp en samenwerking vooraf op orde zijn.